Chaque type de contenu dispose d’un champ spécifique permettant de lier un à plusieurs fichiers à une page donnée. Cette documentation a pour but de vous apporter toute l'information nécessaire à la gestion de ces fichiers dans vos pages Web : extensions autorisées, ajout, modification et suppression de fichiers, nommage des fichiers etc.

Généralités

De la plaquette de présentation au compte rendu de réunion en passant par les supports de communication, vous avez très souvent besoin de mettre des documents à la disposition des utilisateurs de votre site Internet. Intégrer et gérer des fichiers dans les sites fait donc partie des préoccupations de base des gestionnaires de site. En termes de visibilité, un fichier bénéficie des mêmes restrictions que la page à laquelle il est attaché. Ainsi, un fichier stocké dans une page private_content sera privé lui aussi

Transfert, suppression et modification de fichiers

Transfert

  1. Sélectionnez le fichier sur votre poste de travail avec le bouton PARCOURIR puis TRANSFEREZ
  2. ENREGISTREZ votre page web. Attention si vous n'enregistrez pas, le fichier sera présent temportairement sur le serveur, le fichier sera supprimé automatiquement lors de la prochaine opération de maintenance quotidienne.

 

Suppression

Dans le tableau intitulé INFORMATION SUR LE FICHIER, colonne ACTIONS

  1. Cliquez sur le bouton RETIRER au niveau de la ligne correspond au fichier à supprimer
  2. ENREGISTREZ votre page web.

Modification

mettre à jour un fichier

  1. Supprimez le fichier préexistant : bouton RETIRER du tableau INFORMATION SUR LE FICHIER
  2. ENREGISTREZ votre page web. Il est très important de respecter cette étape sans quoi votre premier fichier ne sera pas réellement supprimé.
  3. Editez à nouveau la page web
  4. Sélectionnez le nouveau fichier sur votre poste de travail : bouton PARCOURIR
  5. Déposez le fichier (uploader) : bouton TRANSFERER
  6. ENREGISTREZ votre page web.

Affichage des fichiers

lister les fichiers liés

Par défaut, le mode d’affichage des fichiers liés à une page web est celui d’un tableau de deux colonnes indiquant les noms et tailles des fichiers. Ce tableau, situé au-dessous du contenu de la page web (champ BODY) liste les fichiers pour lesquels la case AFFICHAGE est cochée au niveau du tableau INFORMATION SUR LE FICHIER.

Si le ce mode d’affichage est utilisé pensez à renseigner le champ DESCRIPTION de chaque fichier pour améliorer l'accessibilité et le référencement :

  • les mots décrivant le fichier sont pris en compte par les moteurs de recherche alors que les contenus des fichiers (PDF, Word, Excel…) ne le sont pas;
  • le texte décrivant le fichier apparait en lieu et place de son nom et augmente la lisibilité : Régies d’avances Réf PR 06 1 est plus compréhensible que pr_06_1_procedure_regie_davance.pdf

Créer un lien vers un fichier

Si vous ne souhaitez pas utiliser le mode d’affichage automatique sous forme de tableau mais créer un lien depuis un contenu précis de votre page web vers un fichier lié, suivez cette procédure :

  1. Editez la page web à partir de laquelle vous souhaitez créer un lien vers un fichier lié
  2. Sélectionnez le fichier sur votre poste de travail : bouton PARCOURIR
  3. Déposez le fichier : bouton TRANSFERER
  4. Décochez la case AFFICHAGE du tableau INFORMATION SUR LE FICHIER
  5. Copiez l’adresse du fichier : clic droit sur le nom du fichier (première colonne du tableau) puis copier l’adresse du lien dans le menu contextuel
  6. Sélectionnez le texte ou une image dans le champ Body de votre page web
  7. Cliquez sur le pictogramme Lien de la barre d’outils de l’éditeur
  8. Collez l’adresse (Ctrl + V) au niveau du champ URL puis cliquer sur le bouton OK
  9. ENREGISTREZ la page web

icone lien

renseigner l'url du lien

 

Créer un lien vers un fichier depuis un bloc

Il n’est pas possible d'uploader des documents dans un bloc.

Pour contourner cela, il existe deux solutions :

- blocs standards: créer une page (publique ou privée selon la publicité des fichiers que l'on souhaite joindre) puis uploader les fichiers comme expliqué précédemment dans cette page. Passer cette page en statut "dépublié". Faire un lien depuis le bloc vers ce(s) foichier(s) selon la procédure expliquée si dessus.

blocs liés à la page: les blocs liés à la page étant édités au sein même d'une page, il est possible de faire des liens vers des fichiers joints directement dans le bloc.

Insérer un fichier image

Les 6 premiers points du paragraphe Créer un lien vers un fichier sont les mêmes. Ensuite, pour insérer l'image dans le body, cliquez sur le pictogramme Image de la barre d’outils de l’éditeur puis collez l’adresse (Ctrl + V) au niveau du champ URL. Pensez à renseigner un texte alternatif.

icone image

Caractéristiques des fichiers

Extensions

Les extensions txt pdf doc docx rtf xls xlsx gif png jpg htm html sont autorisées par défaut. Nous pouvons étendre cette liste sur demande (à l'exception des formats zippés qui ne sont pas autorisés pour des raisons de sécurité). Notez que la liste d’extensions est spécifique à chaque type de contenu.

Le format PDF reste le plus recommandé pour les documents texte. Le jpg est à privilégier pour les photos et le png pour les autres types d'illustrations.

Tailles et espace de stockage

La taille de chaque fichier lié ne peut excéder 30 Mo. Si vous souhaitez déposer des fichiers volumineux prenez contact avec l’équipe web via l’interface du serveur de projet de la DOSI : http://projets-dev.univ-amu.fr/. L’espace total des fichiers liés n’est pas limité.

Un document PDF ne devrait raisonnablement pas excéder plus de quelques mégas. Si vos fichiers sont volumineux, il existe des outils en ligne pour les compresser comme SmallPDF.com

URL

Chaque fichier possède une adresse unique.
Le modèle d’adresse varie en fonction du type de contenu :

  • Type public contenthttp://<acronyme>.univ-amu.fr/files/<acronyme>.univ-amu.fr/<nom_fichier>
  • Type private content : http://<acronyme>.univ-amu.fr/system/files/<nom_fichier>.

Chaque type de contenu possède un répertoire de stockage distinct.
L’adresse d’un fichier n’est pas modifiable, comme c’est le cas pour une page web.

Nommage

Après son transfert, un filtre est automatiquement appliqué au nom du fichier :

  • Les espaces sont remplacés par des soulignés (underscore).
  • Les caractères accentués sont remplacés par leur équivalent sans accent.

Si un fichier transféré porte le même nom qu'un fichier préexistant , son nom sera modifié avec un chiffre à la suite du nom de fichier, chiffre incrémenté chaque fois qu’un nouveau fichier transféré porte le même nom que le fichier original.

Exemple :

  • à t0 - Transfert du fichier ma préférence.pdf : le fichier sauvegardé est ma_preference.pdf
  • à t1 - Transfert du fichier ma préférence.pdf : le fichier sauvegardé est ma_preference_0.pdf
  • à t2 - Transfert du fichier ma préférence.pdf : le fichier sauvegardé est ma_preference_1.pdf

 

Valoriser sa documentation en ligne

La documentation tient une large place sur nos sites et gagne a être valorisée. Ainsi, plutôt qu'un simple lien vers un document PDF de 200 pages, on pourra proposer un résumé en quels mots ou quelques lignes ce qui permettra à l'utilisateur de percevoir l'utilité du document. Par exemple, "Cette documentation vise à donner quelques conseils pratiques pour la valorisation des documents dans les sites web d'AMU." La description sera également utile du point de vue du référencementpuisqu'elle sera indexée par les moteurs de recherche alors que les documents joints ne le sont pas.

Le descriptif du document peut également être utile : format, nombre de pages, date et auteur. N'hésitez pas à utiliser l'affichage par défaut de Drupal qui indique le format et présente les listes de documents sous forme de tableau.

Lisez aussi

La gestion et l'intégration des images